Vi søger en engageret, serviceminded og struktureret studieadministrativ medarbejder til en 2-årig stilling med opstart 1. maj 2025 eller snarest derefter. Stillingen løber frem til 30. april 2027 og er som udgangspunkt på 37 timer ugentligt men med mulighed for at aftale et lavere ugentligt timetal ned til 30 timer. Der kan blive mulighed for forlængelse ved stillingens udløb.

Du bliver ansat i sekretariatet på Institut for Sociologi og Socialt Arbejde, som består af 20 dygtige kolleger, der sammen varetager en lang række administrative opgaver på tværs af forskellige faglige områder. Dine opgaver kommer du primært til at skulle løse i tæt samarbejde med 7 kolleger på det studieadministrative område, samt en række undervisere.

Vi arbejder løbende for, at vi som sekretariat leverer en smidig, effektiv og professionel administration og for at vi sammen skaber og vedligeholder et godt arbejdsmiljø.

Stillingsbeskrivelse

Du vil indgå i et fagligt fællesskab med dine kolleger i studieadministrationen om løsningen af den samlede opgaveportefølje. Arbejdsopgaverne vil bl.a. kunne være følgende:

• Kontakt og administrativ support til studerende, undervisere, censorer m.fl.
• Semesterplanlægning og–drift i samarbejde med koordinatorer.
• Skemalægning og lokalebooking.
• Administration af undervisernes timer
• Eksamensplanlægning, herunder administration af eksamener i Digital Eksamen.
• Daglig sagsbehandling og anvendelse af diverse administrative systemer og Office-pakken.
• Deltagelse i løsningen af forskellige ad hoc- og udviklingsopgaver

Sekretariatets portefølje er i løbende udvikling og det samme gør sig gældende for fordelingen af opgaver. Det er planen, at du skal løse opgaver relateret til semesterbetjening af en eller flere uddannelser, men der kan også forekomme andre administrative opgaver i tilknytning til sekretariatets øvrige opgaveområder.

Om dig

Vi søger en kandidat der er kendetegnet ved følgende:

• Er samarbejdsorienteret og initiativrig
• Kan tage ansvar for egne arbejdsopgaver
• Er velformuleret på skrift og i tale
• Er mødestabil og engageret
• Har gode it-kundskaber, herunder Office-pakken, samt er parat til effektivt at arbejde i og sætte dig ind i relevante it-systemer(På AAU anvendes Digital Eksamen, STADS, WorkZone, Moodle, RES m.fl.)
• Arbejder selvstændigt, struktureret og kan prioritere opgaverne
• Har en kontorfaglig uddannelse og en stærk administrativ faglighed
• Er omstillingsparat og udviklingsorienteret– vores opgaver og rammerne for disse er i konstant forandring
• Motiveres af en travl og varieret hverdag med fleksible arbejdsforhold og kan give en hånd til kollegerne og tage imod hjælp når det skal gå hurtigt
• Har et godt humør og en positiv indstilling

Det vil være en fordel, hvis du har erfaring med studieadministration og studieadministrative systemer.

Vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse, en professionsbachelor i offentlig administration eller lignende uddannelsesmæssig baggrund.

Du refererer til sekretariatschefen, og i afdelingen tilstræber vi en høj grad af frihed, hvor du har mulighed for selv at være med til at præge og planlægge dit arbejde. Vi har bl.a. fleksibel arbejdstid, frihed under ansvar og fokus på faglig og personlig kompetenceudvikling– både for den enkelte og for teamet.

Du kan læse mere om instituttet via dette link

Processen

Ansøgningsfristen er tirsdag d. 1. april 2025 og ansættelsessamtaler afholdes mandag d. 7. april 2025.

En eventuelt anden samtale afholdes i uge 17.

Der bliver indhentet referencer som del af processen.

Har du spørgsmål?
Hvis du har afklarende spørgsmål så tøv ikke med at kontakte sekretariatschef Dennis Overgaard Zacho, tlf.: 61 96 70 81, maildoz@socsci.aau.dk

Wages and employment

Ref number

2025-224-06294

Deadline

01.04.2025