Jobbeskrivelse

Dit aftryk på AAU

Som HR Supporter i HR-afdelingen bliver du en central aktør, som i samarbejde med AAU’s institutter og afdelinger udmønter og kvalitetssikrer en bred palette af personaleadministrative processer vedrørende løn,- og ansættelsesforhold for både videnskabelige og administrative medarbejdere.

For at lykkes i denne rolle er det afgørende, at du både har solid praktisk erfaring indenfor løn, og personaleadministrationsområdet, har en god forståelse for supportprocessen og interesse i at arbejde med forbedringer af processer og arbejdsgange heri.

Du bliver en del af et team, hvor du i tæt samarbejde med dine kolleger i teamet og den øvrige del af HR-afdelingen, skal sikre og understøtte smidige og hurtige processer af høj kvalitet. Du får en stor berøringsflade ud mod hele organisationen, hvor du skal arbejde tæt sammen med lokale HR,- og økonomimedarbejdere  i forskellige institutter og afdelinger på AAU.

Med primær fokus på lønområdet får du ansvaret for en portefølje af administrative opgaver af forskelligt omfang og kompleksitet, så der er behov for, at du både er god til at samarbejde med dine kolleger og samtidigt kan løse opgaver selvstændigt.

I HR Support er det af afgørende betydning, at vi hurtigt og kompetent som team kan indtage og omstille os i forhold til nye opgaver, så det er vigtigt, at du har mod på, at opgaverne kan komme ad hoc, og at din hverdag er præget af kontinuerlige deadlines og mange bolde i luften. Endelig er vi optagede af, at opgaverne skal kunne skifte hænder, og teamet hele tiden udvikler sig. Fleksibilitet og åbenhed er dermed en forudsætning for at du vil trives i HR Support men også i hele HR-afdelingen.

Dine primære arbejdsopgaver bliver:

• Agere bindeled mellem HR og resten af organisationen og herved bidrage til at HR leverer efterspurgte ydelser inden for administration og support på HR,- og Lønområdet
• Løse lønadministrative opgaver i forbindelse måneds- og timeløns ansættelser samt rekruttering, ansættelse, fratrædelse og ferie, pension, mm.
• Levere kompetent og løsningsorienteret vejledning og sparring til samarbejdspartnere om relevante HR- og lønprocesser og værktøjer
• Medvirke til at identificere mulige optimeringer indenfor HR Support området, som fx automatisering, brug af AI, chatbots samt generelle forbedringer af arbejdsgange
• Bidrage til implementeringen af kommende nye digitale HR,- og Lønløsninger

I løsningen af opgaverne går vi et ekstra skridt for at levere den gode service til vores samarbejdspartnere. Vi arbejder med respekt for hinandens forskelligheder, og vi lægger stor vægt på den enkeltes trivsel og arbejdsglæde.

Hvem er du?

Vi forventer, at du trives med teamsamarbejde, og at du har en helhedsorienteret organisationsforståelse, da vi er en stor og kompleks organisation.

Du er dygtig til at arbejde med løn,- og personaleadministrative opgaver og systemer, og har praktisk erfaring med arbejde i HR- og lønsystemer, som fx S, Statens Lønløsning samt med håndtering af løn til udenlandske ansættelser, e-indkomst, mm. Du har en naturlig interesse i og evne til at dykke ned i og komplekse problematikker med henblik på at sikre korrekt registrering.

Du har stærke kommunikationsevner, sætter en ære i at yde service i høj kvalitet og finder energi i at yde en god service og opbygge positive relationer med dine samarbejdspartnere og kolleger. Det er en fordel hvis du har erfaring med at arbejde i service,- og supportprocesser, og er tryg ved at kommunikere på både dansk og engelsk, da vi er en international arbejdsplads.

Du er god til at planlægge opgaveløsningen, så deadlines overholdes, til glæde for dem, du hjælper og samarbejder med. Som person er du positiv og imødekommende, og nyder at hjælpe dine kolleger og samarbejdspartnere. Du er god til at skabe relationer, er åben og har lyst til at bidrage til vores stærke kollegiale fællesskab, fagligt såvel som socialt.

Du har teknisk flair, gode generelle IT-kundskaber og en naturlig interesse i de muligheder der ligger i at anvende digitale løsninger til at effektivisere og forbedre processer og arbejdsgange. Det er en fordel hvis du har kendskab til digitale systemer til håndtering af support henvendelser og evt. erfaring med brug af AI, chatbots, automatisering, selvbetjening, eller lign. til optimering af arbejdsgange indenfor det administrative område.        

Hvad tilbyder vi?
Du bliver en del af et dedikeret team på 15 engagerede og kompetente kollegaer, hvor vi vægter fagligt og socialt fællesskab højt. Vi tilbyder en spændende hverdag med plads til både faglig fordybelse og personlig udvikling samt høj grad af fleksibilitet med fokus på balance og det bæredygtige arbejdsliv. Arbejdspladsen er på vores campus i Aalborg, med mulighed for delvist hjemmearbejde.

Om HR-afdelingen
I HR-afdelingen på AAU er vi 58 ambitiøse, kollegiale og humørfyldte medarbejdere, fordelt på seks faglige teams. Vi arbejder ud fra en partnermodel med fokus på kompetent, smidig og løsningsorienteret rådgivning og sparring. Du vil blive en del af Team HR Support, som vægter samarbejde og en proaktiv tilgang til opgaver og løbende forbedringer, og til enhver tid stræber efter, at levere effektiv service i høj kvalitet til vores samarbejdspartnere.

Vi har en strategisk ambition om at udvikle vores HR-faglighed for bedst muligt at understøtte universitetets kerneopgaver, og arbejder derfor målrettet med kollektiv kompetenceudvikling og løbende teamudvikling blandt andet igennem vores interne HR uddannelse, HR Next. Vi vægter en kultur, hvor der er plads til at være hele mennesker, og hvor fagligt og kollegialt fællesskab er i fokus.

Vil du vide mere?
Kontakt Chef for HR Support Louise Klem Skovgaard på tlf.: 2524 7837 eller på mail lksk@adm.aau.dk 

Ansøgning
Vi glæder os til at modtage din ansøgning.

Ansøgningsfristen er den 9. maj 2025, og vi forventer at holde samtaler på følgende dage:

Samtale 1: 14. maj 2025
Samtale 2: 22. maj 2025

Stillingen er på 37 timer ugentligt og til besættelse pr. 1. august eller snarest derefter.

Wages and employment

Ref number

1219581

Deadline

09.05.2025